Staat er een event op de planning? Dan zal al gauw de vraag opkomen of je dit zelf gaat organiseren of het beter kunt uitbesteden. Veel mensen denken dat ze naast hun baan en drukke privéleven ook een event of congres kunnen organiseren. Maar vaak komen ze er gaandeweg achter dat er véél meer bij komt kijken dan gedacht. Net zoals Nederland 18 miljoen bondscoaches heeft tijdens een EK-wedstrijd, lijkt het soms alsof iedereen een eventmanager is. Maar een succesvol evenement neerzetten vereist expertise, ervaring en vooral: tijd.
Een event is niet hetzelfde als een feestje
Het is belangrijk om je te realiseren dat een evenement organiseren niet zomaar hetzelfde is als een feestje regelen. Het is een project dat van begin tot eind goed gecoördineerd moet worden. Denk aan het maken van een gedetailleerd projectplan, het opstellen van een realistische begroting, onderhandelen met leveranciers, het opstellen van goede briefings en natuurlijk de juiste sfeer creëren. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de onverwachte uitdagingen die altijd opduiken. Een event organiseren is fantastisch werk, maar het kan soms ook intens en stressvol zijn.
Vrijwilligers en interne teams: de realiteit
Veel bedrijven proberen hun evenement in eerste instantie intern te organiseren, vaak met enthousiaste werknemers of zelfs vrijwilligers. Bij Crawfield hebben we veel ervaring met het werken met vrijwilligers. Hoewel dit heel leuk en waardevol kan zijn, kost het ook veel tijd en energie om alles in goede banen te leiden.
Daarnaast is de vraag: hoeveel tijd wil en kan een werknemer hier écht in steken, als hun normale werk ook gewoon doorgaat? Als er geen extra beloning tegenover staat, loop je het risico dat de motivatie afneemt en de kwaliteit eronder lijdt.
Crawfield helpt bij het eerlijk inschatten van de inzetbaarheid van het interne team. Hoeveel kan er realistisch van hen worden verwacht? Wie is de echte kartrekker? En wanneer is het slimmer om een externe projectleider in te schakelen die weet waar hij of zij op moet letten?
De stressfactor
Events organiseren brengt onvermijdelijk stress met zich mee. Het kan geweldig zijn om onder druk samen iets neer te zetten, maar wat als teamleden niet bereikbaar zijn of vastlopen in het proces? Wat als de planning ineens niet meer haalbaar lijkt? Of als het budget uit de hand dreigt te lopen?
Dit is waar een ervaren eventbureau het verschil maakt. Door (een deel van) de organisatie uit te besteden, haal je niet alleen expertise in huis, maar ook rust. Zelfs een initiële screening door een expert kan al helpen om een realistische inschatting te maken van wat intern opgepakt kan worden en wat beter uitbesteed kan worden.
Kosten: zelf doen vs. uitbesteden
Een vraag die we bij Crawfield vaak horen: bespaar ik geld door het zelf te doen? Het antwoord is niet zo simpel. Ja, uitbesteden kost geld. Maar zelf doen kost óók geld, en vaak meer dan verwacht. Bovendien betekent zelf organiseren dat je tijd kwijt bent aan meetings, het verzamelen van feedback en het oplossen van onverwachte problemen. Als je de uren die je eigen team erin steekt meerekent, is de besparing vaak minder groot dan gedacht.
Daar komt nog bij dat een professioneel eventbureau vaak betere deals kan sluiten met leveranciers en precies weet waar je kosten kunt besparen zonder in te leveren op kwaliteit. Slim onderhandelen over prijzen en contracten is een vak apart – en een eventbureau doet dit dagelijks.
De slimste keuze
Of je nu alles zelf organiseert of (deels) uitbesteedt, het belangrijkste is om een weloverwogen keuze te maken. Bij Crawfield kunnen we je helpen met een eerlijke analyse: wat kun je zelf doen, wat is haalbaar binnen je team en waar heb je echt een ervaren partner voor nodig? Zo zorg je ervoor dat jouw evenement niet alleen onvergetelijk wordt, maar ook haalbaar en stressvrij.
Wil je sparren over jouw volgende event? Neem contact met ons op en we gaan graag met je om de tafel!
