Vaak wordt direct gedacht aan de grote zaken bij het organiseren van een event. De locatie, het budget, het programma, misschien wel een bekende spreker. Niet zo gek natuurlijk, aangezien dit tenslotte de onderdelen zijn die direct zichtbaar zijn.
Het zal je echter verbazen dat een aantal kleine beslissingen achter de schermen een enorme impact kunnen hebben voor je gasten. En gek genoeg… zijn dat precies de keuzes die vaak het meest onderschat worden.
De timing van je programma
Een fout die we regelmatig zien? Een programma dat nét iets te vol zit. Vaak wordt er namelijk gedacht dat een extra spreker of workshop de efficiëntie van het event verhoogt. Maar mensen zijn geen machines.
Na een paar uur informatie opnemen, zakt de energie vanzelf. En als je daar geen rekening mee houdt, worden mensen onrustig en gaan ze vaker op hun telefoon kijken. Het is daarom juist verstandig om af en toe een extra pauze in te lassen. Het lijkt misschien tijdverspilling, maar uiteindelijk brengt dat je veel meer dan een volgestopt programma.
Ruimte voor spontane gesprekken
Deze keuze hangt nauw samen met de vorige. Het is zo ontzettend belangrijk dat je mensen tijdens een event de tijd geeft om even te landen en wellicht een gesprek aan te knopen. Want bij bijna elk event die we organiseren, zien we dat de mooiste gesprekken zelden ontstaan tijdens een keynote. Ze ontstaan bij de koffie, tijdens de lunch of op weg naar de volgende sessie.
Zie dit soort ‘lege momenten’ daarom als een van de meest waardevolle van je event!
De ontvangst van je gasten
Je hebt maar 1 kans op een goede eerste indruk! En dit geldt ook voor je event. Als je gasten naar binnen lopen, dan voelen ze vaak al binnen een paar seconden of het goed zit… of juist niet.
De ontvangst bepaalt vaak direct de energie waarmee mensen de rest van de dag ingaan. Staat er iemand klaar om gasten welkom te heten? Is meteen duidelijk waar mensen heen moeten? En is de ruimte warm en uitnodigend? Of staat er een rij bij de registratiebalie en kijkt iedereen elkaar ongemakkelijk aan?
Eten en drinken (ja, echt)
Het klinkt misschien onbenullig, maar onderschat de catering nooit. Mensen onthouden eten, altijd! Een geweldige lunch zorgt voor energie. Een slechte lunch zorgt voor geklaag. En als mensen lang moeten wachten op koffie… ai!
Het hoeft echt niet luxe of overdreven te zijn. Maar goede catering laat wel direct zien dat je aandacht hebt besteed aan de ervaring van je gasten.
De sfeer die je creëert
Verlichting, muziek, opstelling van de zaal, hoe tafels zijn ingedeeld… Allemaal dingen waar mensen niet bewust over nadenken, maar die wel bepalen hoe een event aanvoelt. Een zaal in theateropstelling creëert een totaal andere dynamiek dan ronde tafels waarbij mensen sneller met elkaar in gesprek gaan. Een beetje achtergrondmuziek tijdens ontvangst haalt spanning weg. En warm licht voelt persoonlijker dan een felle vergaderzaal.
Het zijn kleine keuzes… maar ze doen ontzettend veel.
Let op de kleine details
Wat wij keer op keer zien, is dat gasten uiteindelijk iets heel anders onthouden dan slechts de locatie en inhoud van het programma. Dus niet de PowerPoint op slide 37, maar juist dat ene fijne gesprek tijdens de lunch of de ontspannen sfeer bij binnenkomst.
Precies daarom geloven wij dat events nooit alleen draaien om de grote lijnen. Het zijn juist de kleine keuzes die je vooraf maakt die het succes van je event bepalen.
