Denk je erover na om een zakelijk evenement in het buitenland te organiseren? Maar heb je geen flauw idee waar je moet beginnen? Een evenement organiseren in het buitenland is een spannende uitdaging. Er komt veel bij kijken ā van cultuurverschillen tot logistiek en contracten. Maar als je het ons vraagt, is het zeker de moeite waard om deze extra stappen te nemen! Een zakelijk evenement in het buitenland biedt namelijk talloze kansen om indruk te maken op klanten, personeel of andere stakeholders.
Met de juiste voorbereiding zorg je voor een evenement dat een blijvende indruk achterlaat. In deze blog bespreken we de belangrijkste aandachtspunten om jouw internationale evenement vlekkeloos te laten verlopen.
Werk samen met ervaren partners
Wanneer je een evenement organiseert in het buitenland is lokale kennis goud waard. Natuurlijk kun je zelf op zoek gaan naar leveranciers en locaties, maar zonder de juiste contacten kan dit tijdrovend en riskant zijn. Grote congrescentra en hotels zijn vaak gewend aan internationale gasten, maar kleinere locaties zoals restaurants en activiteitenaanbieders werken meestal niet dagelijks met buitenlandse bedrijven. Daarom is het cruciaal om samen te werken met een partner die ervaring heeft in de regio, de juiste contacten heeft en weet hoe je de lokale markt moet benaderen.
Houd rekening met cultuurverschillen
In Nederland zijn we vrij direct in vergelijking met andere landen. Wij zien dat veelal als efficiƫntie, maar dat kan in andere landen als bot of zelfs respectloos worden ervaren. Elk land heeft zijn eigen zakelijke etiquette, en het is belangrijk om daar gevoel voor te hebben. Een paar voorbeelden:
- Duitsland: Alles draait hier om structuur en procedures. Als je niet aan de eisen voldoet, krijg je dat direct te horen en is het lastig om alsnog dingen recht te zetten. Goed voorbereid zijn en een sterke argumentatie hebben is essentieel.
- Spanje: Hier spelen persoonlijke relaties een grotere rol. Een goede band opbouwen met lokale partners kan het verschil maken tussen een soepele samenwerking en eindeloos onderhandelen.
- Aziƫ: In veel Aziatische landen wordt beleefdheid en indirecte communicatie gewaardeerd. Een te directe aanpak kan als confronterend worden gezien.
Door deze nuances te begrijpen en erop in te spelen, voorkom je ongemakkelijke situaties en zorg je voor een prettige samenwerking met lokale partijen.
Ā Slim onderhandelen over prijzen en contracten
Een evenement organiseren in het buitenland betekent vaak onderhandelen met leveranciers en locaties. Hierbij is het belangrijk om helder en secuur te werk te gaan. Zorg ervoor dat alle afspraken zwart op wit staan en wees alert op verborgen kosten. In sommige landen is onderhandeling een standaard onderdeel van het proces, terwijl in andere landen prijzen en voorwaarden vastliggen. Weten hoe je effectief kunt onderhandelen in verschillende culturen kan je duizenden euroās besparen.
Kies de juiste bestemming
Niet elke bestemming is geschikt voor jouw evenement. De keuze hangt af van verschillende factoren, zoals:
- Het weer ā Zoek je een zonzekere locatie of is een gematigd klimaat beter?
- Bereikbaarheid ā Hoe eenvoudig kunnen je gasten de bestemming bereiken? Zijn er directe vluchten?
- Bekendheid ā Wil je een verrassende, onontdekte plek of een vertrouwde stad waar iedereen zich direct thuis voelt?
- Kosten ā Minder voor de hand liggende bestemmingen zoals SiciliĆ«, SardiniĆ«, KroatiĆ« of Malta kunnen aantrekkelijker geprijsd zijn dan grote steden als Londen of Parijs.
Een strategische keuze maken voorkomt logistieke problemen en verhoogt de impact van je evenement.
Bezoek de locaties vooraf
Je wilt geen verrassingen op het moment dat je gasten arriveren. Daarom is een site-inspectie een must. Bezoek de locatie, spreek met de leveranciers en leer de mensen kennen. Een persoonlijke ontmoeting kan deuren openen en geeft je daarnaast de zekerheid dat alles naar wens is. Bovendien kun je dan nog eventuele aanpassingen maken voordat het te laat is. Heb je zelf geen tijd om de locaties vooraf te bezoeken? Zorg er dan voor dat je een partij inschakelt die dit voor je uit handen neemt.
Verzekeringen en veiligheid
Onvoorziene omstandigheden kunnen altijd voorkomen, en zeker in het buitenland kunnen deze een grote impact hebben. Een goede verzekering is daarom essentieel. Denk aan:
- Annuleringsverzekering
- Reis- en ziektekostenverzekering voor deelnemers
- Aansprakelijkheidsverzekering voor de organisatie
Daarnaast is het verstandig om een veiligheidsplan te hebben. Wat doe je bij calamiteiten? Waar is het dichtstbijzijnde ziekenhuis? Hoe zit het met de lokale regelgeving rondom evenementen? Een goede voorbereiding voorkomt stress en zorgt ervoor dat je snel kunt handelen als dat nodig is.
Reisplanning en logistiek
Vliegen is nog steeds de veiligste manier van reizen, maar sommige bedrijven kiezen ervoor om hun medewerkers te verdelen over meerdere vliegtuigen. Dit kan betekenen dat je meerdere vluchten of alternatieve routes moet overwegen. Denk ook na over hoe je gasten op de locatie zelf vervoert: shuttle services, openbaar vervoer of misschien zelfs een bijzondere vervoerswijze zoals boten of vintage autoās? Dit geeft je meteen de mogelijkheid om je evenement op een unieke manier te starten!
Een onvergetelijk event, zonder gedoe
Zoals je ziet komt er dus nogal wat kijken bij het organiseren van een internationaal evenement: van het vinden van de juiste locaties en partners tot het navigeren van cultuurverschillen en het zorgvuldig onderhandelen over contracten. Maar met de juiste voorbereiding en een ervaren partner aan je zijde, wordt jouw evenement een succesvolle ervaring die indruk maakt op alle deelnemers.
Heb je hulp nodig bij het organiseren van jouw evenement in het buitenland? Wij zijn al jarenlang gespecialiseerd in het bedenken, organiseren en coƶrdineren van evenementen in het buitenland en nemen alle zorgen uit handen. Of het nu gaat om een congres of seminar, wij helpen je bij elke stap van het proces. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw internationale evenement tot een succes maken!
