Als mensen horen dat we zakelijke evenementen bedenken en organiseren, krijgen we vaak dezelfde reacties.
“Leuk! Dan ben je zeker de hele dag bezig met locaties bezoeken?”
“Als alles goed gaat, hoef je eigenlijk niet zoveel te doen, toch?”
“Een event organiseren? Dat is toch gewoon een locatie boeken, een paar sprekers regelen en zorgen dat de koffie klaarstaat?”
We moeten daar altijd een beetje om lachen. Als het zo simpel was, hadden we namelijk een stuk minder werk! Er bestaan dus nog best veel misvattingen over wat een eventorganisatie nu eigenlijk doet.
Tijd om de vijf grootste misvattingen over eventorganisaties uit de wereld te helpen!
Misvatting 1: “Een eventorganisatie regelt alleen de uitvoering.”
Veel mensen denken dat een eventbureau pas in beeld komt als de locatie is geboekt en het programma al vaststaat. Maar… ons werk begint juist vaak veel eerder.
We denken namelijk van A tot Z mee met de organisatie. We kijken naar de doelstellingen, adviseren over de juiste locatie, maken een realistische planning, bewaken het budget en kijken kritisch naar de complete bezoekerservaring.
Eigenlijk organiseren we niet alleen een event of congres. We helpen organisaties om hun ideeën te vertalen naar een ervaring die klopt. En de daadwerkelijke uitvoering is uiteindelijk slechts een klein onderdeel van het totale traject.
Misvatting 2: “Op de eventdag zelf is het meeste werk.”
Natuurlijk is een eventdag druk. Maar als je er heel sec naar kijkt, is dit juist de makkelijkste (en leukste!) dag van het hele project.
Het grootste werk gebeurt namelijk in de weken of maanden daarvoor.
- Draaiboeken schrijven.
- Leveranciers aansturen.
- Scenario’s bedenken.
- Site visits.
- Technische afstemming.
- Hotelkamers controleren.
- Transfers regelen.
Op de eventdag voeren we vooral uit wat we al maanden hebben voorbereid. En juist omdat alles vooraf zo goed is uitgedacht, lijkt het op de dag zelf alsof alles vanzelf gaat.
Misvatting 3: “Een eventorganisatie lost alleen problemen op.”
Ja, problemen oplossen hoort wel degelijk bij ons vak. Maar veel belangrijker vinden we het voorkomen ervan. Een ervaren eventmanager is dus eigenlijk de hele dag bezig met dingen die uiteindelijk níét gebeuren.
Bijvoorbeeld:
- De spreker die niet te laat komt omdat alles vooraf is afgestemd
- De lange wachtrij die nooit ontstaat omdat de registratie slim is ingericht.
- De stroomuitval waarvoor al een alternatief klaarstond.
Veel van ons werk blijft dus letterlijk onzichtbaar, en misschien is dat nog wel het grootste compliment!
Misvatting 4: “Een eventbureau is duur.”
Deze had misschien wel op nummer 1 mogen staan, want het is een van de meest gehoorde misvattingen.
Als je nog niet eerder met een eventorganisatie hebt gewerkt, begrijpen we enigszins waar die gedachte vandaan komt.Maar in de praktijk zien we juist vaak het tegenovergestelde.
Waarom? Doordat een eventorganisatie ervaring heeft, weet ze waar slimme keuzes gemaakt kunnen worden. Denk aan welke leveranciers betrouwbaar zijn, waar je beter wél of juist níét in kunt investeren en welke verborgen kosten er nog aankomen.
Een goed eventbureau verdient zichzelf daardoor vaak terug, ook al lijk je op het eerste oog duurder uit te zijn. Je kunt namelijk enorm besparen door op een slimme manier naar je organisatie te kijken.
Misvatting 5: “Iedereen kan een zakelijk event organiseren.”
Dat klopt eigenlijk ook wel. Net zoals iedereen een keuken kan verbouwen. Of een huis kan ontwerpen. De vraag is alleen: hoeveel tijd kost het, hoeveel fouten maak je onderweg en hoeveel stress levert het op?
Events lijken aan de buitenkant vaak ontzettend eenvoudig. Totdat je ineens twintig leveranciers tegelijk moet aansturen, een spreker vertraging heeft, een hotel overboekt blijkt of een compleet programma op het laatste moment moet worden omgegooid.
Dat is precies waarom ervaring echt het verschil kan maken.
Achter elk event of congres zit veel meer dan je denkt
Misschien is dat wel de grootste misvatting van allemaal, dat een eventorganisatie vooral bezig is met plannen. Terwijl het vak eigenlijk veel meer draait om vooruit denken!
Om honderden kleine beslissingen te nemen voordat iemand anders überhaupt doorheeft dat ze genomen moesten worden. Door met een eventorganisatie samen te werken, kunnen opdrachtgevers doen wat op dat moment het belangrijkste is: genieten van hun eigen event.
Ben je ook nog op zoek naar een betrouwbare partner voor je zakelijke event? Neem dan even contact met ons op!
