Het begint vaak klein. Een opmerking in een meeting. Iemand die zegt: “Zullen we weer iets doen met het team?”
En ineens gaat het snel! Ideeën vliegen over tafel en de eerste plannen ontstaan.
Maar wat we daarbij ook regelmatig zien: organisaties die al volop bezig zijn met locaties en data… terwijl de basis eigenlijk nog niet helemaal staat.
En dan loop je het risico dat alles in de voorbereiding en tijdens het event zelf rommelig aanvoelt. Dus voordat je helemaal losgaat op inspiratie en plannen, is het goed om even stil te staan bij één simpele vraag: zijn we hier eigenlijk klaar voor?
Zorg dat je doel scherp is
Een van de eerste signalen dat een organisatie ‘event-ready’ is, is simpel: er is duidelijkheid. Daarom proberen we allereerst altijd het doel scherp te krijgen.
Wat moet het event opleveren?
Nieuwe klanten? Betere samenwerking? Duidelijkheid over een nieuwe strategie?
Zodra daar geen eenduidig antwoord op is, wordt het lastig om keuzes te maken over bijvoorbeeld het programma, de locatie en de doelgroep. Alles blijft een beetje “op gevoel”, en dat zie je uiteindelijk (helaas) terug in het resultaat.
Iedereen moet hetzelfde verhaal vertellen
Een event organiseer je nooit alleen. Er zitten altijd meerdere mensen aan tafel. Marketing, sales, management… en iedereen kijkt er net even met een andere bril naar.
En dat is helemaal oké. Tot het moment dat het niet meer dezelfde kant op gaat. De één wil inspireren. De ander wil verkopen. Weer iemand anders wil vooral dat het “gezellig” is.
En voor je het weet, probeer je alles tegelijk te doen.
Dat is vaak het moment waarop een event z’n kracht verliest.
Je organisatie is er klaar voor als iedereen ongeveer hetzelfde bedoelt, ook al gebruiken ze andere woorden.
De boodschap moet al staan (voor je hem gaat vertellen)
Een event is geen plek om nog te bedenken wat je eigenlijk wilt zeggen. Het is de plek om een boodschap te versterken.
Als de strategie daarom nog niet helder is of als er intern nog veel vragen liggen, dan is een event vaak niet het juiste startpunt. Sterker nog: het kan die onduidelijkheid juist zichtbaarder maken.
Een goede check is daarom:
kun je in één of twee zinnen uitleggen wat je wilt overbrengen?
Zo ja, dan kun je gaan bouwen.
Zo niet, dan is het slim om daar eerst tijd in te investeren.
Heb je voldoende tijd en aandacht voor een event?
Zeker als er een drukke agenda is (wat bijna altijd het geval is) worden events er soms een beetje ‘bij’ gedaan. Alleen… zo werkt het niet helemaal. Een goed event vraagt namelijk focus. Er moeten continu keuzes gemaakt worden en het is belangrijk dat de juiste feedback wordt gegeven.
Als daar intern geen ruimte voor is, wordt het lastig om echt kwaliteit neer te zetten. Dan kom je sneller in een situatie dat dingen last-minute moeten gebeuren of dat keuzes worden gemaakt zonder duidelijke richting.
‘Event-ready’ betekent dus ook: er is tijd en ruimte om het goed te doen.
Openstaan voor samenwerking
Een event neerzetten is bijna altijd een samenwerking. Met een eventbureau, leveranciers en partners. En hoe beter die samenwerking, hoe sterker het eindresultaat.
Organisaties die ‘event-ready’ zijn, durven daarin ook los te laten. Ze staan open voor advies en vertrouwen op de expertise van anderen.
Juist dan ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën en oplossingen waar je zelf misschien niet meteen op was gekomen.
Wanneer ben je er dan klaar voor?
Er bestaat geen perfecte checklist. Maar als je:
- een helder doel hebt
- intern alignment voelt
- een duidelijke boodschap kunt formuleren
- tijd en aandacht kunt vrijmaken
- en openstaat voor samenwerking
dan zit je al heel dicht bij een sterke basis.
En vanaf daar wordt het pas echt leuk!
Want dan kun je gaan bouwen aan een sterk event dat precies dat doel behaalt wat je voor ogen hebt.
Denk je na het lezen van deze blog: Ja, wij zijn er klaar voor! Stuur ons dan gerust een berichtje. We gaan graag met je om de tafel om te kijken hoe we jouw event succesvol kunnen maken.
