Een event organiseren kost tijd, energie en natuurlijk budget. En dus zien we dat vroeg of laat altijd dezelfde vraag op tafel komt: Is dit het wel waard? Krijg ik er uiteindelijk meer voor terug dan het me gekost heeft?
Een hele eerlijke vraag, trouwens! Wanneer een event goed werkt, kan het enorm veel opleveren: verbinding, inspiratie, nieuwe ideeën en verbeterde relaties. Maar… hoewel events dus ontzettend waardevol kunnen zijn, zijn ze niet automatisch altijd de beste keuze.
Hoe weet je of een event de juiste investering is?
Als je mensen wilt verbinden
Er zijn maar weinig momenten waarop je mensen echt bij elkaar krijgt. Collega’s, klanten, partners… vaak zitten ze verspreid over verschillende plekken en is iedereen met een ander project bezig.
Met een event daarentegen haal je mensen letterlijk even uit hun dagelijkse omgeving, weg van e-mails, calls en deadlines. En wat er dan ontstaat? Ruimte voor echte gesprekken. Zodra mensen elkaar in het echt ontmoeten, gebeurt er namelijk iets wat je online simpelweg niet kunt vervangen.
Is het doel dus verbinding, samenwerking of relatieopbouw? Dan is een event vaak een hele sterke investering.
Als je een boodschap krachtig wilt overbrengen
Sommige boodschappen kun je op een betere manier overbrengen dan met een simpele mail of een presentatie. Denk bijvoorbeeld aan:
- een nieuwe strategie
- een belangrijke verandering binnen het bedrijf
- een productlancering
- of een jubileum
Wanneer mensen iets moeten begrijpen en onthouden, kun je dat vaker beter overbrengen met een live sessie dan met een document of een video. Tijdens een event kun je namelijk alles samenbrengen: inhoud, energie, verhalen en interactie.
Als je inspiratie en nieuwe energie wilt creëren
Iedere organisatie heeft momenten waarop een frisse impuls nodig is. Wanneer er bijvoorbeeld een andere richting nodig is of simpelweg een beetje nieuwe energie.
Als dit het doel is, dan is een event daar een goede investering voor. Door een inspirerende locatie, een sterk programma en de juiste mensen bij elkaar te brengen, ontstaat er beweging. Mensen gaan anders kijken en denken, en dat kan vaak weer leiden tot nieuwe ideeën of samenwerkingen.
Wanneer een event minder zinvol is
Maar er zijn ook situaties waarbij een event niet altijd de juiste oplossing is.
Als het doel vooraf niet helder is, wordt het vaak een bijeenkomst die gezellig was, maar waar uiteindelijk weinig mee gebeurt. Dat zie je bijvoorbeeld wanneer een event wordt georganiseerd omdat het “altijd zo gedaan wordt” of omdat er budget over is aan het einde van het jaar.
In dat soort gevallen ontbreekt vaak de focus. En zonder duidelijke reden waarom mensen bij elkaar komen, krijgen ze vaak snel het idee dat het een verplicht programma is in plaats van een waardevolle ervaring.
Wanneer de organisatie nog niet klaar is
Een andere situatie waarin een event soms minder goed werkt, is wanneer de basis nog niet klopt.
Stel dat er intern veel onduidelijkheid is over strategie, doelen of verwachtingen. Dan kan een event die problemen niet oplossen (het kan ze soms zelfs zichtbaarder maken). Een event werkt het beste als er dus vooraf wordt nagedacht over een heldere boodschap.
Stel jezelf de juiste vraag
Misschien is de belangrijkste vraag dus niet: Moeten we een event organiseren? Maar eerder: Wat moet dit event opleveren?
Moet het mensen verbinden? Een boodschap overbrengen? Inspiratie brengen? Of een belangrijke mijlpaal markeren?
Als dat doel duidelijk is, wordt het ook veel makkelijker om een event te ontwerpen dat echt impact maakt.
Wanneer is een event het dus echt waard?
Eigenlijk is het vrij simpel. Een event is een goede investering wanneer het iets in beweging zet. Maar als het alleen een moment op de agenda is omdat het erbij hoort, dan kun je jezelf eerlijk afvragen of het wel de juiste vorm is.
Vraag jezelf daarom altijd af wat je wil dat mensen voelen of meenemen als ze naar huis gaan. Als dat helder is, kun je namelijk pas echt een event bouwen dat ergens naartoe werkt. Als jouw event energie geeft, gesprekken op gang brengt en nog lang blijft hangen, dan weet je dat het de moeite waard was!
